1. Yleistä
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten VuoroPro-palvelun tarjoaja käsittelee henkilötietoja ja mikä on palvelun käyttäjän oma vastuu työntekijöiden tiedoista. VuoroPro on henkilökohtaisen avun työnantajille tarkoitettu työvuorosuunnittelun verkko- ja mobiilisovellus (jäljempänä palvelu).
Seloste perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus), tietosuojalakiin (1050/2018), lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja lakiin sähköisen viestinnän palveluista (917/2014).
Seloste koskee sekä palvelun verkko-osoitetta vuoropro.com että itse sovellusta app.vuoropro.com.
Selosteessa käytetään seuraavia termejä:
- palveluntarjoaja tarkoittaa tahoa, joka omistaa ja ylläpitää palvelua: Niko Norisalo
- käyttäjä tarkoittaa työnantajaa tai tämän edustajaa, joka on luonut palveluun tunnukset
- työntekijä tarkoittaa henkilökohtaista avustajaa, jonka tietoja käyttäjä kirjaa palveluun
2. Rekisterinpitäjä ja käsittelijä
Palveluntarjoaja on rekisterinpitäjä käyttäjien omien tietojen osalta ja henkilötietojen käsittelijä työntekijöiden tietojen osalta. Työntekijöiden tietojen rekisterinpitäjä on käyttäjä työnantajana.
| Käsittely | Palveluntarjoajan rooli | Rekisterinpitäjä |
|---|---|---|
| Käyttäjätilit, kirjautuminen, tilaus, tukikeskus, ilmoitusasetukset ja tiliä koskevat ilmoitukset (esim. sähköpostin vahvistus), tietoturvailmoitukset, palvelutiedotteet, tietoturvalokit ja palvelun kehittäminen | Rekisterinpitäjä | Palveluntarjoaja |
| Työntekijöiden tiedot, työvuorot, poissaolot, toiveet ja tilastot, jotka käyttäjä kirjaa palveluun, sekä niiden perusteella käyttäjälle tuotettavat muistutukset (vuorosuunnittelu, poissaolot, työsopimusten päättyminen ja alkaminen, arkipyhät) | Henkilötietojen käsittelijä | Käyttäjä työnantajana |
Ilmoitukset jakautuvat kahteen. Tiliä, tietoturvaa ja palvelun toimintaa koskevat ilmoitukset ovat palveluntarjoajan omaa käsittelyä, ja palveluntarjoaja on niiden osalta rekisterinpitäjä. Käyttäjän kirjaamiin työntekijöiden tietoihin perustuvat muistutukset palveluntarjoaja tuottaa henkilötietojen käsittelijänä käyttäjän ohjeiden mukaisesti.
Henkilökohtaisen avun työnantajana toimii yleensä vammainen henkilö itse tai hänen laillinen edustajansa. Työnantajana käyttäjä päättää, mitä työntekijöiden tietoja palveluun kirjataan ja mihin tarkoitukseen. Käyttäjä vastaa siitä, että työntekijät saavat tiedon henkilötietojensa käsittelystä ja että käsittelylle on oikeusperuste.
Palveluntarjoaja käsittelee työntekijöiden tietoja vain käyttäjän ohjeiden mukaisesti ja palvelun tarjoamiseksi. Käsittelyehdot on kuvattu alla (osio 2.1).
2.1 Henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot (tietosuoja-asetuksen 28 artikla)
- Käsittelyn kohde ja kesto: työvuorosuunnittelun, poissaolojen ja työaikatietojen käsittely palvelun kautta, voimassa niin kauan kuin käyttäjän tili on aktiivinen.
- Käsittelyn luonne ja tarkoitus: tietojen tallentaminen, näyttäminen, muokkaaminen ja siitä johdettujen laskelmien (tuntikertymä, tasapuolisuus, työaikatarkistus) tuottaminen käyttäjän puolesta sekä käyttäjän kirjaamien tietojen perusteella tuotettavien muistutusten (vuorosuunnittelun, poissaolojen, työsopimusten päättymisen ja alkamisen sekä arkipyhien muistutukset) tuottaminen käyttäjän omaan Viestit-listaan. Käyttäjä ohjeistaa muistutusten tuottamista palvelun käytöllä ja oikean ylänurkan valikon kohdan Ilmoitukset valinnoilla, ja hän voi kytkeä ne pois.
- Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät: ks. osio 5 (työntekijöiden tiedot).
- Palveluntarjoajan velvollisuudet. Palveluntarjoaja:
- käsittelee työntekijöiden tietoja vain käyttäjän dokumentoitujen ohjeiden (palvelun toimintojen käyttö) mukaisesti, myös silloin, kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, jollei laki muuta edellytä; tällöin palveluntarjoaja ilmoittaa vaatimuksesta käyttäjälle ennen käsittelyä, jollei laki estä ilmoittamista;
- ilmoittaa käyttäjälle, jos se katsoo käyttäjän ohjeen rikkovan tietosuojasääntelyä;
- varmistaa, että tietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon;
- toteuttaa osiossa 11 kuvatut tietoturvatoimet (32 art.);
- käyttää alikäsittelijöinä osiossa 8 lueteltuja palveluntuottajia; ilmoittaa alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta käyttäjälle palvelussa tai sähköpostilla vähintään 30 päivää etukäteen; käyttäjällä on oikeus vastustaa muutosta, ja jos asiaa ei saada sovituksi, käyttäjä voi irtisanoa palvelun; varmistaa, että alikäsittelijää sitovat vastaavat velvoitteet, ja vastaa alikäsittelijän toiminnasta käyttäjälle;
- avustaa käyttäjää rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa sekä tietoturvaloukkauksia, vaikutustenarviointia ja ennakkokuulemista koskevissa velvoitteissa (32–36 art.);
- ilmoittaa käyttäjälle tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut loukkauksesta tiedon;
- poistaa tai palauttaa työntekijöiden tiedot käyttäjän valinnan mukaan tilin päättyessä osion 10 mukaisesti;
- antaa käyttäjälle tiedot, joiden avulla käyttäjä voi varmistaa velvoitteiden noudattamisen, ja sallii käyttäjän tai tämän valtuuttaman tarkastajan suorittaa tarkastuksia. Koska käyttäjä on tyypillisesti yksityishenkilö, tarkastus toteutetaan ensisijaisesti kirjallisena selvityksenä ja tietoturvakuvauksena.
Käsittelysopimus on käyttöehtojen (vuoropro.com/kayttoehdot) liite A. Tämä osio on tiivistelmä sen keskeisestä sisällöstä. Ristiriitatilanteessa sovelletaan liitettä A. Käyttäjä hyväksyy käsittelysopimuksen luodessaan tunnukset palveluun.
3. Yhteystiedot
| Tieto | Sisältö |
|---|---|
| Rekisterinpitäjä (käyttäjätiedot) | Niko Norisalo |
| Sähköposti tietosuoja-asioihin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen | tuki@vuoropro.com |
| Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö | Niko Norisalo |
| Rekisterin nimi | VuoroPro-palvelun käyttäjärekisteri |
Kun kyse on työntekijöiden tiedoista, työntekijä voi ottaa yhteyttä myös omaan työnantajaansa, joka on näiden tietojen rekisterinpitäjä.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Käyttäjätilin luominen kutsukoodilla, kirjautuminen ja palvelun tarjoaminen | Sopimuksen täyttäminen (6 art. 1 b) |
| Tilauksen tilan hallinta | Sopimuksen täyttäminen (6 art. 1 b) |
| Tukikeskus, käyttöohjeet ja käyttäjien viestit palveluntarjoajalle | Sopimuksen täyttäminen (6 art. 1 b) |
| Suostumuksen antamisen kirjaaminen (ajankohta ja selosteen versio, ks. osio 6) | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): kyky osoittaa, että suostumus on annettu |
| Palveluun liittyvät sähköpostiviestit, kuten salasanan palautus ja tilin vahvistus | Sopimuksen täyttäminen (6 art. 1 b) |
| Tiliä koskevat ilmoitukset (esim. muistutus sähköpostin vahvistamisesta), ilmoitusasetusten tallentaminen ja aloitusoppaan edistymisen tallentaminen | Sopimuksen täyttäminen (6 art. 1 b) |
| Palvelutiedotteet: huoltokatkot sekä muutokset, jotka koskevat palvelun käyttöä, käyttöehtoja, tietosuojaselostetta tai henkilötietojen käsittelyä | Sopimuksen täyttäminen (6 art. 1 b) |
| Tietoturvailmoitukset: kirjautuminen uudelta laitteelta sekä salasanan ja kaksivaiheisen tunnistautumisen muutokset. Käsittelyyn kuuluu laitteen yleisluontoisen nimen ja satunnaisen laitetunnisteen sekä salasanan tiivisteen tallentaminen muutosten havaitsemiseksi | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): käyttäjän tilin ja tietojen sekä tilin takana olevien työntekijöiden tietojen suojaaminen luvattomalta käytöltä |
| Tietoturva, väärinkäyttöjen estäminen ja virheiden selvittäminen lokitietojen avulla | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): palvelun ja käyttäjien tietojen suojaaminen |
| Suostumuksen osoittaminen tilin poiston jälkeen: suostumuskirjauksen arkisto, jossa on tilin tunniste, sähköpostin avaintiiviste (sähköpostiosoitteesta salaisella avaimella laskettu tunniste), suostumustapahtumat (ajankohta, näkymä, tekstin tai selosteen versio) ja poistopäivä. Tarkoituksena on pystyä osoittamaan, että suostumus on annettu, jos entinen käyttäjä esittää vaatimuksen tai tekee valituksen (7 art. 1 kohta, 82 art.) | Oikeutettu etu (6 art. 1 f) ja erityisten henkilötietoryhmien osalta 9 art. 2 kohdan f alakohta (oikeusvaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen) |
| Palvelun kehittäminen käytön seurannan (kirjautumiset, luonti- ja julkaisukerrat) perusteella | Oikeutettu etu (6 art. 1 f) |
| Markkinointi eli uutiset, vinkit ja kampanjat, mukaan lukien tiedotteet palvelun uusista ominaisuuksista. Ne näytetään sovelluksen Viestit-listassa ja kirjautumisen jälkeisessä tiedoteikkunassa vain niille, jotka ovat antaneet suostumuksen. Ne ovat oletuksena pois päältä: käyttäjä ottaa ne käyttöön itse tilin luonnin jälkeisessä aloitusoppaassa tai oikean ylänurkan valikon kohdassa Ilmoitukset ja voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa valikon kohdasta Ilmoitukset; peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen antamisen ja peruuttamisen ajankohta, näkymä, jossa valinta tehtiin, ja suostumustekstin versio tallennetaan suostumuslokiin, jotta suostumus voidaan osoittaa | Suostumus (6 art. 1 a) |
Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä palveluntarjoaja on arvioinut, että sen etu ei syrjäytä käyttäjän etuja, oikeuksia ja vapauksia. Käyttäjällä on oikeus vastustaa tätä käsittelyä (ks. osio 12).
Työntekijöiden tietojen käsittely. Työvuorosuunnittelu, poissaolojen kirjaaminen ja työaikatarkistus ovat käyttäjän työnantajana suorittamaa käsittelyä. Sen oikeusperusteet ovat käyttäjän vastuulla. Yleensä perusteena ovat työsopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) ja työnantajan lakisääteiset velvoitteet, kuten työaikakirjanpito ja palkanmaksu (6 art. 1 c). Työnantaja saa käsitellä vain sellaisia työntekijän tietoja, jotka ovat välittömästi tarpeellisia työsuhteen kannalta (laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 3 §). Myös työntekijöiden tietoihin perustuvat muistutukset (vuorosuunnittelu, poissaolot, työsopimusten päättyminen ja alkaminen, arkipyhät) ovat käyttäjän työnantajana tilaamaa käsittelyä, jonka oikeusperusteet ovat käyttäjän vastuulla. Käyttäjä voi kytkeä muistutukset pois oikean ylänurkan valikon kohdassa Ilmoitukset.
5. Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötiedot
| Rekisteröidyt | Henkilötiedot |
|---|---|
| Käyttäjä (työnantaja tai tämän edustaja) | Nimi, sähköpostiosoite, kirjautumistunnus ja salasana (tallennetaan Firebase-kirjautumispalvelussa vain tiivisteenä), kutsukoodi, tilauksen tila, palvelun asetukset (vuorotyyppien nimet ja kellonajat, työtuntikatto, viestien otsikko ja muoto), tukikeskuksen viestit, ilmoitusasetukset (mistä asioista käyttäjä haluaa ilmoituksen), sovelluksen Viestit-listaan tulleet ilmoitukset ja tiedotteet, kirjautumiseen käytetyt laitteet (laitteen yleisluontoinen nimi eli selain ja käyttöjärjestelmä, satunnainen laitetunniste sekä ensimmäinen ja viimeisin kirjautumisaika), salasanan ja kaksivaiheisen tunnistautumisen muutosten havaitsemiseen käytettävä salasanan tiiviste ja kaksivaiheisen tunnistautumisen laitteiden tunnisteet, terveystietoja koskevan suostumuksen ajankohta ja selosteen versio, markkinointisuostumuksen (uutiset, vinkit ja kampanjat) jokaisen antamisen ja peruuttamisen ajankohta, näkymä, jossa valinta tehtiin, ja suostumustekstin versio (suostumusloki), tilin poiston jälkeen suostumuskirjauksen arkisto (tilin tunniste, sähköpostin avaintiiviste, suostumustapahtumat ja poistopäivä), aloitusoppaan edistyminen, kirjautumisajankohta sekä sovelluksen oma käyttötilasto (avaus-, luonti- ja julkaisukertojen laskurit ylläpidon seurantaa varten). Palvelu ei itse käsittele maksukortti- tai muita maksutietoja (ks. osio 7). |
| Työntekijä (henkilökohtainen avustaja) | Nimi, tunnusväri, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, työsopimuksen tyyppi, sovitut tuntimäärät ja työaikamuoto, työsuhteen tila (aktiivinen, ei käytettävissä tai päättynyt), työvuorot ja tuntikertymä, poissaolot (sairaus, loma, palkaton poissaolo, muu poissaolo) ja niiden vapaaehtoinen lisätieto, työntekijän toiveet ja esteet, työaikatarkistuksen tulokset sekä tilastot (tuntikertymä, tasapuolisuusindeksi ja vuorotyyppien jakauma) |
Palvelu ei tarvitse eikä pyydä henkilötunnusta, pankkitilin numeroa eikä työntekijöiden sijaintitietoja.
Käyttäjän tietojen antaminen on sopimuksen tekemisen edellytys: ilman nimeä, sähköpostiosoitetta ja muita tunnusten luomiseen tarvittavia tietoja palvelua ei voi käyttää (13 artikla). Sovelluksen oman käyttötilaston laskurit (avaus-, luonti- ja julkaisukerrat) muodostetaan palvelimella, eikä niitä varten tallenneta mitään käyttäjän laitteelle.
Laitteen tunnistuksen yhteydessä palvelu ei tallenna tietokantaansa IP-osoitetta, sijaintia eikä koko selaimen tunnistetietoa, vaan ainoastaan yleisluontoisen nimen (esim. "Chrome, macOS"). Palvelun tekniset lokit (Google Cloud) voivat sisältää IP-osoitteen; niiden säilytys on kuvattu osiossa 10. Salasanasta tallennetaan vain tiiviste, jonka avulla palvelu havaitsee salasanan vaihtumisen. Tiiviste on johdettu salasanan Firebase-kirjautumispalvelussa tallennetusta suolatusta tiivisteestä ja katkaistu, eikä siitä voi suoraan palauttaa salasanaa. Se on kuitenkin edelleen henkilötieto, koska se on yhdistetty käyttäjätiliin. Palvelu lukee kirjautumispalvelun tiivisteen tunnin välein kaikista tileistä muutosten havaitsemiseksi, mutta ei tallenna sitä sellaisenaan.
Tasapuolisuusindeksi on tilastollinen luku, joka kuvaa raskaampien vuorojen (ilta, viikonloppu ja pyhä) jakautumista työntekijöiden kesken. Palvelu laskee sen automaattisesti käyttäjän kirjaamista vuoroista.
6. Erityiset henkilötietoryhmät
Palvelussa käsitellään terveystietoja, kun käyttäjä kirjaa työntekijälle sairauspoissaolon. Terveystiedot kuuluvat tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamiin erityisiin henkilötietoryhmiin, joiden käsittely on pääsääntöisesti kielletty ilman erityistä perustetta.
Sairauspoissaolon kirjaaminen perustuu työnantajan velvoitteisiin työoikeuden alalla (9 art. 2 b). Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) sallii terveystietojen käsittelyn vain, kun tiedot ovat välttämättömiä sairausajan palkan tai terveydentilaan liittyvän etuuden maksamiseksi taikka poissaolon perustelun selvittämiseksi (5 §). Terveystiedot on lain mukaan pidettävä erillään muista tiedoista. Työnantajana käyttäjä vastaa siitä, ettei terveystietoja kirjata muualle (esimerkiksi lisätietoihin, toiveisiin tai esteisiin) eikä jaeta tarpeettomasti. Palvelu tallentaa poissaolon lajin vain poissaolomerkintään, eikä kopioi sitä ilmoituksiin tai käytä sitä muuhun tarkoitukseen.
Käyttäjää pyydetään noudattamaan seuraavia ohjeita:
- Kirjaa sairauspoissaolon lisätietoon vain se, että lääkärintodistus on toimitettu. Älä kirjaa diagnoosia, oireita tai muuta terveydentilaa kuvaavaa tietoa.
- Älä kirjaa työntekijän toiveiden tai esteiden syyksi terveydentilaa, uskontoa, perhesuhteita tai muita yksityisiä seikkoja.
Palveluntarjoaja ei käytä terveystietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin palvelun tarjoamiseen käyttäjälle.
Palvelu on tarkoitettu henkilökohtaisen avun työnantajille, joten käyttäjän tilin olemassaolo voi epäsuorasti kertoa käyttäjän avuntarpeesta tai terveydentilasta. Palvelu ei kysy käyttäjän diagnooseja eikä avuntarpeen syytä. Tämän tiedon käsittely perustuu käyttäjän nimenomaiseen suostumukseen (9 art. 2 a).
Suostumusta pyydetään tunnusten luomisen yhteydessä erillisellä valintaruudulla. Se ei ole valittuna valmiiksi, ja se on erillinen käyttöehtojen hyväksymisestä. Tileiltä, joilta suostumuksen kirjaus puuttuu (tilit luotu ennen kirjauksen käyttöönottoa), suostumus pyydetään seuraavan kirjautumisen yhteydessä, eikä palvelua voi käyttää ennen sitä. Palveluntarjoaja tallentaa suostumuksen ajankohdan ja selosteen version voidakseen osoittaa suostumuksen antamisen (säilytys osiossa 10).
Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa poistamalla tilinsä palvelun asetuksista tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen tuki@vuoropro.com. Peruuttaminen ei vaikuta sitä ennen tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Koska palvelua ei voi käyttää ilman tässä kuvattua käsittelyä, suostumuksen peruuttaminen johtaa tilin ja sen tietojen poistamiseen osion 10 mukaisesti.
Jos tunnukset luo käyttäjän edustaja, edustajan on vahvistettava, että hänellä on oikeus antaa suostumus työnantajan puolesta.
7. Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääasiassa käyttäjältä itseltään.
- Käyttäjä antaa omat tietonsa tunnuksia luodessaan ja palvelua käyttäessään.
- Käyttäjä kirjaa työntekijöiden tiedot palveluun työnantajana. Palveluntarjoaja ei saa näitä tietoja työntekijöiltä itseltään.
- Palvelu muodostaa itse tietoja, kuten tuntikertymät, tilastot, työaikatarkistusten tulokset ja automaattiset vuoroehdotukset.
- Laite ja selain välittävät palvelulle tavanomaiset tekniset yhteystiedot.
Palvelu ei vastaanota maksutietoja miltään maksupalvelulta: tilaus ja maksu hoidetaan suoraan Applen App Storen tai Googlen Play Kaupan kautta, eikä palveluntarjoaja käsittele tai näe käyttäjän maksukorttitietoja. Tilauksen tila päivitetään palveluun ylläpidon toimesta.
8. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Palveluntarjoaja ei myy eikä vuokraa henkilötietoja. Palvelu on rakennettu Googlen Firebase-alustan varaan, ja palvelun keskeinen alikäsittelijä on Google. Alustan hosting-palvelu tarjoaa sekä sovelluksen että markkinointisivuston. Tuki-sähköposti on Google Workspace -palvelussa, ja verkkotunnuksen rekisteröinnin ja nimipalvelun (DNS) tarjoaa Namecheap. Tietoja luovutetaan tai käsitellään muutoin vain alla kuvatuissa tilanteissa.
| Käsittelijä tai vastaanottaja | Tarkoitus | Tietojen sijaintimaa |
|---|---|---|
| Google (Firebase Authentication) | Kirjautuminen, tunnusten hallinta, salasanan palautus- ja vahvistussähköpostit (Firebasen oma, sisäänrakennettu sähköpostipalvelu) | Yhdysvallat (Firebase Authentication toimii vain Yhdysvaltojen datakeskuksista), ks. osio 9 |
| Google (Cloud Firestore) | Tietokanta: kaikki käyttäjä-, työntekijä-, vuoro- ja poissaolotiedot sekä automaattiset varmuuskopiot | Suomi (europe-north1, Hamina) |
| Google (Cloud Functions) | Palvelun taustatoiminnot (esim. tilin poisto, ylläpidon työkalut) | Suomi (europe-north1, Hamina); ajastetut taustatehtävät (Cloud Scheduler) Euroopan unioni (europe-west1, Belgia) |
| Google (Firebase Hosting) | Sovelluksen ja markkinointisivuston tarjoaminen selaimelle (sisällön jakelu) | Globaali infrastruktuuri (ks. osio 9) |
| Google (Google Workspace) | Tuki-sähköposti (tuki@vuoropro.com): tukipyyntöjen vastaanotto ja niihin vastaaminen | Globaali infrastruktuuri (ks. osio 9) |
| Namecheap, Inc. | Verkkotunnuksen rekisteröinti ja nimipalvelu (DNS). Käsiteltävät tiedot rajoittuvat verkkotunnuksen rekisteröinti- ja nimipalvelutietoihin; palvelu ei käsittele käyttäjien tilitietoja, työntekijöiden tietoja eikä palvelun sisältöä | Yhdysvallat (yhtiö on yhdysvaltalainen) |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Sovelluksen mahdolliset push-ilmoitukset | Globaali infrastruktuuri (ks. osio 9) |
| Google (Analytics 4) | vuoropro.com-markkinointisivuston kävijätilastointi – vain käyttäjän suostumuksella, ks. osio 13.2 | Globaali infrastruktuuri; IP-osoite anonymisoidaan (ks. osio 9) |
Apple ja Google sovelluskauppojen tarjoajina. Tilauksen maksutapahtuma tapahtuu kokonaan Apple App Storessa tai Google Play Kaupassa, ja Apple/Google toimii tämän tapahtuman osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti – palveluntarjoaja ei ole tässä osapuolena eikä vastaanota maksutietoja.
Viranomaiset. Palveluntarjoaja luovuttaa tietoja viranomaiselle vain, jos laki tai viranomaisen päätös sitä edellyttää. Työntekijöiden tietoja koskevasta pyynnöstä palveluntarjoaja ilmoittaa käyttäjälle, jollei laki estä ilmoittamista.
Käyttäjän omat toiminnot. Käyttäjä voi jakaa työvuorolistan kopioimalla sen viestiksi tai tallentamalla sen kalenteritiedostoksi. Sähköpostilla jakaminen avaa käyttäjän oman sähköpostiohjelman valmiiksi täytetyllä viestillä – viesti lähtee käyttäjän omasta sähköpostista, eikä palveluntarjoaja välitä tai näe sen sisältöä. Vuorolistan jakaminen on käyttäjän työnantajana tekemä päätös, ja jaetut tiedot ovat sen jälkeen käyttäjän vastuulla. Sama koskee varmuuskopiotiedostoa, joka sisältää kaikki palvelussa olevat työntekijöiden, vuorojen, poissaolojen ja asetusten tiedot salaamattomana JSON-tiedostona käyttäjän omalla laitteella.
Yritysjärjestelyt. Jos palvelun liiketoiminta siirtyy toiselle taholle, palveluntarjoajan oman rekisterinpidon tiedot (käyttäjien omat tiedot) voidaan siirtää uudelle omistajalle. Työntekijöiden tietojen käsittelijäksi uusi omistaja voi tulla vain, jos se sitoutuu käsittelysopimukseen (käyttöehtojen liite A). Käyttäjille ilmoitetaan siirrosta vähintään 30 päivää etukäteen, ja heillä on oikeus irtisanoa palvelu ja viedä tietonsa ennen siirtoa.
9. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietokanta (Cloud Firestore) ja palvelun taustatoiminnot (Cloud Functions) sijaitsevat Suomessa (europe-north1). Ajastetut taustatehtävät (Cloud Scheduler) ajetaan Belgiassa (europe-west1). Näiden palvelujen tietoja ei tarkoituksellisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Seuraavien palvelujen osalta tietoja käsitellään EU:n ja ETA:n ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa, tai ne voivat olla sieltä etäkäytettävissä:
- Firebase Authentication (sähköpostiosoite, kirjautumistunnus, salasanan tiiviste ja kirjautumisen tekniset tiedot): palvelu toimii Googlen ilmoituksen mukaan vain Yhdysvaltojen datakeskuksista;
- Firebase Hosting, Google Workspace (tuki-sähköposti) ja Firebase Cloud Messaging (jos push-ilmoitukset otetaan käyttöön): palvelut toimivat Googlen globaalilla infrastruktuurilla;
- Google Analytics 4 (vain vuoropro.com ja vain suostumuksella, ks. osio 13.2).
Siirtojen perusteena ovat komission riittävyyspäätös (EU–USA-tietosuojakehys), jos vastaanottaja on sertifioitu kehykseen (Google on Googlen ilmoituksen mukaan sertifioitu), sekä komission vakiosopimuslausekkeet (SCC), jotka sisältyvät Googlen tietojenkäsittelyehtoihin. Jäljennöksen sovellettavista suojatoimista voi pyytää osoitteesta tuki@vuoropro.com.
Verkkotunnuksen ja nimipalvelun tarjoaja Namecheap on yhdysvaltalainen yhtiö. Sille ei siirry käyttäjien tilitietoja eikä työntekijöiden tietoja, vaan käsittely rajoittuu verkkotunnuksen rekisteröinti- ja nimipalvelutietoihin (osio 8).
10. Säilytysajat
| Tieto | Säilytysaika | Peruste |
|---|---|---|
| Käyttäjätili ja käyttäjän asetukset | Tilin voimassaolon ajan. Käyttäjä voi poistaa tilinsä itse palvelun asetuksista (edellyttää äskettäistä kirjautumista); tili ja sen tiedot poistetaan tällöin välittömästi aktiivisesta tietokannasta, lukuun ottamatta suostumuskirjauksen arkistoa (ks. suostumuksen kirjauksen rivi alla) ja varmuuskopioita (säilytys alla) | Sopimuksen täyttäminen |
| Työntekijöiden tiedot, työvuorot ja poissaolot | Kunnes käyttäjä poistaa ne tai tili päättyy | Käyttäjän ohjeet työnantajana |
| Tilausten kirjanpitoaineisto (palveluntarjoajan oma kirjanpito) | Vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä | Lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 §) |
| Tukikeskuksen viestit | 24 kuukautta viimeisestä viestistä | Oikeutettu etu |
| Kirjautumis- ja käyttötilastot | 90 päivää | Oikeutettu etu |
| Automaattiset varmuuskopiot palveluntarjoajan järjestelmissä | Päivittäiset varmuuskopiot 14 päivää ja viikoittaiset 12 viikkoa (84 päivää), jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti. Lisäksi tietokannassa on 7 päivän aikapalautus. Poistetut tiedot (esimerkiksi poistettu tili tai työntekijä) voivat siten säilyä varmuuskopioissa enintään 84 päivää | Tietoturva |
| Suostumuksen kirjaus (terveystietoja koskevan suostumuksen ajankohta ja selosteen versio sekä markkinointisuostumuksen jokainen antaminen ja peruuttaminen: ajankohta, näkymä ja suostumustekstin versio) | Tilin voimassaolon ajan. Tilin poiston jälkeen kirjaus säilytetään erillisessä, vain palveluntarjoajan käytössä olevassa arkistossa. Kirjaukset poistetaan 12 kuukauden kuluttua tilin poistosta (automaattinen poisto tapahtuu taustalla eikä täsmälleen määräpäivänä), ja varmuuskopioista ne poistuvat viimeistään 84 päivää myöhemmin. Arkistossa ei ole nimeä eikä sähköpostiosoitetta selväkielisenä: sähköposti tallennetaan vain salaisella avaimella lasketun tiivisteen muodossa, jonka avulla kirjaus voidaan yhdistää vaatimuksen esittäjään hänen ilmoittamansa sähköpostiosoitteen perusteella. Arkistosta haetaan tietoja vain silloin, kun vaatimus tai pyyntö on esitetty | Oikeutettu etu (6 art. 1 f; kyky osoittaa suostumus, 5 art. 2 kohta). Koska kirjaus paljastaa välillisesti erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvan tiedon (terveystietosuostumus), lisäksi 9 art. 2 kohdan f alakohta: käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi |
| Automaattiset ilmoitukset Viestit-listassa (muistutukset ja tiedotteet) | Noin 90 päivää viestin luonnista, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti (poisto tapahtuu taustalla eikä täsmälleen määräpäivänä). Työntekijää koskevat muistutukset poistetaan lisäksi, kun käyttäjä poistaa työntekijän palvelusta. Ylläpidon käsin lähettämät viestit säilyvät tilin voimassaolon ajan | Sopimuksen täyttäminen |
| Ilmoitusten kertalähetyksen merkinnät (tekninen tieto siitä, että ilmoitus on jo lähetetty) | Noin 180 päivää, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti | Sopimuksen täyttäminen (ilmoitusten tuottaminen ilman kaksoislähetyksiä) |
| Kirjautumiseen käytetyt laitteet (yleisluontoinen nimi, satunnainen tunniste, aikaleimat) | Noin 12 kuukautta laitteen viimeisestä kirjautumisesta, jonka jälkeen se poistetaan automaattisesti (poisto tapahtuu taustalla eikä täsmälleen määräpäivänä); enintään 50 laitetta (vanhin poistuu uuden tieltä). Käyttäjä näkee laitteensa asetuksissa ja voi poistaa ne itse | Oikeutettu etu (tietoturva) |
| Tietoturvatila (salasanan tiiviste ja kaksivaiheisen tunnistautumisen laitteiden tunnisteet) | Tilin voimassaolon ajan | Oikeutettu etu (tietoturva) |
| Palvelun tekniset lokit (Google Cloud Logging; pyyntöjen tekniset tiedot, joihin voi sisältyä IP-osoite) | 30 päivää, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti | Oikeutettu etu (tietoturva, virheiden selvittäminen) |
Kun käyttäjä poistaa työntekijän palvelusta, palvelu poistaa samalla hänelle kirjatut työvuorot ja poissaolot pysyvästi eikä poistoa voi perua sovelluksessa (aiemmat automaattiset varmuuskopiot voivat sisältää tiedot vielä enintään 84 päivän ajan, ks. yllä). Työnantajalla voi olla lakisääteinen velvollisuus säilyttää työaikakirjanpito ja palkanlaskennan tiedot tietyn ajan, joten käyttäjän kannattaa viedä tarvittavat tiedot varmuuskopioon ennen työntekijän poistamista. Samalla poistetaan Viestit-listasta työntekijän mainitsevat muistutukset. Koostettu viesti (esimerkiksi päivän poissaolomuistutus) poistetaan kokonaan, vaikka siinä mainittaisiin myös muita työntekijöitä. Kun käyttäjä poistaa tilinsä, myös edellä mainitut ilmoitukset sekä laite- ja tietoturvatiedot poistuvat aktiivisesta tietokannasta (suostumuksen kirjausta säilytetään edellä kuvatusti ja varmuuskopioita niiden säilytysajan).
11. Tietoturva
Palveluntarjoaja suojaa henkilötiedot sopivilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä (tietosuoja-asetuksen 32 artikla):
- Tietoliikenne palvelun ja käyttäjän laitteen välillä on salattu (HTTPS/TLS).
- Salasanoja ei tallenneta selväkielisinä. Kirjautumispalvelu (Google Firebase Authentication) tallentaa ne suolattuina ja tiivistettyinä, eikä palvelun ylläpitäjä näe salasanoja.
- Pääsy tietoihin on tietokantatasolla rajattu niin, että käyttäjä näkee vain oman tilinsä tiedot. Palveluntarjoajan ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu erillisillä oikeuksilla ja suojattu pakollisella kaksivaiheisella tunnistautumisella.
- Käyttäjä voi halutessaan ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen (TOTP) myös oman tilinsä suojaksi palvelun tietoturva-asetuksista.
- Palvelu ilmoittaa käyttäjälle tilin tietoturvatapahtumista sovelluksen Viestit-listaan: kirjautumisesta uudella laitteella viipymättä sekä salasanan tai kaksivaiheisen tunnistautumisen muutoksesta pääsääntöisesti tunnin kuluessa. Ilmoitusta ei voi kytkeä pois. Sen tarkoitus on auttaa käyttäjää huomaamaan luvaton pääsy tilille. Ilmoitus näkyy vain sovelluksen sisällä, joten sen teho riippuu siitä, että käyttäjä avaa sovelluksen; siksi se täydentää eikä korvaa vahvaa salasanaa ja kaksivaiheista tunnistautumista.
- Tiedoista otetaan automaattiset varmuuskopiot, ja palvelun ohjelmisto päivitetään säännöllisesti.
- Palvelimet ja tietokanta sijaitsevat Googlen Firebase/Google Cloud -alustalla.
Käyttäjä vastaa omista tunnuksistaan ja laitteistaan. Käyttäjän tulee valita vahva salasana, suojata laitteensa ja säilyttää mahdollinen varmuuskopiotiedosto turvallisesti, koska se sisältää työntekijöiden henkilötietoja salaamattomana.
Jos työntekijöiden tietoja koskeva henkilötietojen tietoturvaloukkaus paljastuu, palveluntarjoaja ilmoittaa siitä käyttäjälle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa, jotta käyttäjä rekisterinpitäjänä voi täyttää ilmoitusvelvollisuutensa. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut loukkauksesta tiedon, ellei loukkauksesta todennäköisesti aiheudu riskiä luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille (33 artikla). Palveluntarjoaja ilmoittaa itse tietosuojavaltuutetulle ja tarvittaessa käyttäjille loukkauksista, jotka koskevat sen omaa rekisteriä (käyttäjien omia tietoja).
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään. Rekisteröidyllä on lisäksi seuraavat oikeudet tietosuoja-asetuksen mukaisesti:
- oikeus tarkastaa omat tietonsa (15 artikla)
- oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisemista (16 artikla)
- oikeus vaatia tietojensa poistamista (17 artikla)
- oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista (18 artikla)
- oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen (20 artikla)
- oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (21 artikla)
- oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen (7 artiklan 3 kohta)
Oikeuksien käyttäminen. Pyynnöt osoitetaan osoitteeseen tuki@vuoropro.com. Palveluntarjoaja vastaa pyyntöön kuukauden kuluessa sen saamisesta (12 artiklan 3 kohta). Palveluntarjoaja voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Käyttäjä voi viedä tietonsa myös palvelun omalla varmuuskopiotoiminnolla, ja poistaa oman tilinsä itse palvelun tietoturva-asetuksista. Kirjautumiseen käytetyt laitteet näkyvät samoissa asetuksissa, ja käyttäjä voi poistaa ne itse. Uutiset, vinkit ja kampanjat voi kytkeä pois oikean ylänurkan valikon kohdassa Ilmoitukset.
Suostumuskirjauksen arkisto. Tilin poistopyyntö ei poista suostumuskirjauksen arkistoa, koska arkiston tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (17 artiklan 3 kohdan e alakohta). Arkisto poistetaan automaattisesti 12 kuukauden kuluttua tilin poistosta. Tarkastusoikeus (15 artikla) koskee myös arkistoa: jos entinen käyttäjä pyytää tietojaan, arkisto otetaan mukaan vastaukseen sähköpostiosoitteen perusteella. Koska arkisto perustuu oikeutettuun etuun, käyttäjä voi vastustaa käsittelyä (21 artikla). Palveluntarjoaja voi jatkaa käsittelyä, jos tiedot ovat tarpeen oikeusvaateen vuoksi. Tällöin palveluntarjoaja kertoo syyn ja oikeudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Oikeutettuun etuun perustuvan käsittelyn vastustaminen. Jos käyttäjä erityisen tilanteensa perusteella vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (esimerkiksi tietoturvailmoituksia varten tallennettavia laitetietoja ja salasanan tiivistettä, lokitietoja tai palvelun kehittämistä), hän voi ottaa yhteyttä osoitteeseen tuki@vuoropro.com. Palveluntarjoaja arvioi vastustuksen, ja jos käsittelylle ei ole pakottavaa perustetta, se lopettaa kyseisen käsittelyn ja poistaa siihen liittyvät tiedot. Esimerkiksi tietoturvailmoitusten käsittelyn lopettamisen jälkeen käyttäjä ei saa näitä ilmoituksia.
Työntekijän oikeudet. Työntekijän tietojen rekisterinpitäjä on työnantaja. Työntekijä käyttää oikeuksiaan ensisijaisesti työnantajaansa. Jos työntekijä ottaa yhteyttä palveluntarjoajaan, palveluntarjoaja ohjaa pyynnön työnantajalle eikä muuta tai poista tietoja ilman työnantajan ohjetta.
Automaattinen päätöksenteko. Palvelu voi ehdottaa työvuoroja käyttäjän asettamien sääntöjen ja työntekijöiden toiveiden perusteella. Ehdotus ei tule voimaan, ennen kuin käyttäjä on vahvistanut sen. Palvelussa ei tehdä tietosuoja-asetuksen 22 artiklan tarkoittamia päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn.
Valitusoikeus. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja@om.fi, puhelinvaihde 029 566 6700).
13. Evästeet ja vastaavat tekniikat
13.1 Sovellus (app.vuoropro.com)
Sovellus ei käytä evästeitä (cookies). Se käyttää selaimen paikallista tallennustilaa vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiin tarkoituksiin, ilman käyttäjän suostumusta lain sähköisen viestinnän palveluista (917/2014) 205 §:n mukaisesti:
- kirjautumisen tilan säilyttäminen, jotta käyttäjä pysyy kirjautuneena (Firebase Authentication tallentaa tilan selaimen paikalliseen tallennustilaan, tyypillisesti IndexedDB-tietokantaan)
- käyttöliittymän omat asetukset, kuten aikajanan asettelu ja toivetietojen näkyvyys
- laitteen satunnainen tunniste, jolla palvelu tunnistaa, onko kirjautuminen tehty uudelta laitteelta (tietoturvailmoitus). Tunniste on satunnainen eikä kerro itsessään mitään käyttäjästä, mutta palvelu yhdistää sen käyttäjätiliin. Tunnisteen poistaminen selaimen tiedoista saa palvelun pitämään laitetta uutena
Sovellus ei tallenna käyttäjän laitteelle tietoja analytiikkaa, mainontaa tai seurantaa varten.
13.2 Markkinointisivusto (vuoropro.com)
Markkinointisivusto käyttää Google Analytics 4 -evästettä sivuston kävijämäärien ja käytön tilastointiin. Evästettä ei ladeta ennen kuin käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa sivun alareunassa näkyvässä evästebannerissa – hylkäämällä käyttäjä voi selata sivustoa ilman että mitään analytiikkaa ladataan tai mitään evästeitä asetetaan. Suostumuksen voi milloin tahansa antaa, evätä tai peruuttaa sivun jalkiossa olevasta "Evästeasetukset"-linkistä.
Google Analytics -eväste tallentaa selaimeen satunnaisen selainkohtaisen tunnisteen ja säilyy oletuksena enintään 2 vuotta. Käyttäjän IP-osoite anonymisoidaan. Google (ks. osio 8) käsittelee kerättyä tietoa omien käytäntöjensä mukaisesti tuottaakseen palveluntarjoajalle koosteista kävijätilastoa; tietoja ei käytetä mainonnan kohdentamiseen eikä yhdistetä sovelluksen käyttäjätietoihin.
14. Selosteen muuttaminen
Tämä seloste on voimassa 10.10.2026 alkaen. Palveluntarjoaja voi päivittää selostetta esimerkiksi palvelun ominaisuuksien tai lainsäädännön muuttuessa.
Olennaisista muutoksista ilmoitetaan käyttäjille palvelussa tai sähköpostilla 14 päivää ennen muutosten voimaantuloa. Lain edellyttämät muutokset ja muutokset, jotka eivät heikennä käyttäjän asemaa, voidaan tehdä heti ilman etukäteisilmoitusta. Ajantasainen seloste on aina saatavilla osoitteessa https://vuoropro.com/tietosuoja